小组选择了香江国际会展中心主会场作为大会场地，该场地总面积达到平方米，可同时容纳5000人参加会议，配备了全球最先进的音响系统、灯光系统、投影系统、同声传译系统、视频会议系统与直播系统，能够满足大型国际会议的所有需求。
小组结合大会的主题与集团的品牌形象，设计了以“中国红”与“飞天蓝”为主色调的会场整体方案，主舞台背景板采用了巨大的LED显示屏，面积达到268平方米，能够清晰地展示大会的主题、logo、视频与图片；舞台两侧设置了中华文化展示墙，展示了中华文化的悠久历史与灿烂文明，以及集团文化出海取得的各项成果；会场内摆放着整齐的桌椅，设置了嘉宾席、媒体席、员工席、互动区、休息区、茶歇区、展示区等功能区域，营造了庄重、热烈、专业、温馨的大会氛围。
整个会场搭建工程历时15天，投入施工人员超过360人，使用了超过128吨的建筑材料与设备，所有工程都严格按照设计方案与安全标准进行施工，顺利通过了相关部门的安全验收，为大会的顺利召开提供了坚实的场地保障。
后勤服务与保障组由28名资深后勤管理人员、餐饮服务人员、医疗人员与志愿者组成，核心任务是为所有参会嘉宾与工作人员提供全方位的后勤服务与保障，包括食宿安排、交通保障、物资供应、医疗服务、翻译服务等，确保所有参会人员都能够安心、舒心地参加大会。
小组为所有参会嘉宾安排了香江国际会展中心周边的12家五星级酒店住宿，提供了超过1280间客房；安排了68辆豪华大巴与128辆小轿车作为接送车辆，负责嘉宾的机场接送与会场往返；准备了多样化的餐饮服务，包括中餐、西餐、东南亚餐等多种菜系，满足不同国家和地区嘉宾的饮食需求；配备了专业的医疗团队与医疗设备，在会场设置了医疗服务点，为参会人员提供及时的医疗服务；组建了由128名多语言志愿者组成的翻译团队，为参会嘉宾提供26种语言的现场翻译服务。
整个后勤服务工作细致周到、无微不至，得到了所有参会嘉宾的一致好评，充分展现了集团的管理水平与服务能力。
全球宣传与推广组由36名资深品牌营销专家、公关专员、媒体记者与新媒体运营人员组成，依托TVB的全球媒体资源与洛杉矶影视联盟海外营销中心的宣发能力，核心任务是完成大会的全球宣传推广、媒体对接、舆情管理、直播运营等工作，提升大会的全球知名度与影响力。
小组制定了“全球联动、全渠道覆盖、多维度传播”的全周期宣传推广方案，将宣传周期划分为预热期、举办期、总结期三个阶段，明确了每个阶段的宣传核心、推广重点、渠道组合与活动安排。
在预热期，小组通过全球1200余家主流媒体、财经媒体、行业媒体与华人媒体发布了大会的召开消息与预告，放出了集团2012年文化出海的部分成果数据与2013年的发展展望，同时在YouTube、Facebook、Twitter、Instagram等全球主流社交平台开设了大会官方账号，发布大会的相关信息与预热视频，引发了全球各界的广泛关注与期待，相关话题累计阅读量突破168亿次。
在举办期，小组通过全球12大视频平台、24家卫星电视台对大会进行了同步直播，配备了26种语言的同声传译，让全球各地的观众都能够实时观看大会的盛况；同时邀请了全球1800余家媒体记者到场采访报道，实时发布大会的最新动态与成果，持续保持大会的热度与关注度。
在总结期，小组对大会的成果进行了全面的总结与宣传，发布了大会白皮书与成果报告，展示了大会的重要成果与深远意义，进一步扩大了大会的影响力与社会价值。
同时，小组建立了7×24小时的舆情监测与管理机制，实时监测全球舆情动态，及时回应社会各界的关注与疑问，引导正面舆论，确保大会的舆论氛围积极向好，无任何负面舆情发酵。
技术系统与直播组由24名资深技术工程师、系统架构师、网络工程师与直播技术人员组成，核心任务是完成大会所有技术系统的搭建、调试、运行与维护工作，包括音响系统、灯光系统、投影系统、同声传译系统、视频会议系统、直播系统、网络系统等，确保所有技术系统稳定运行，无任何技术故障。
小组搭建了全球领先的大会技术系统，采用了双线路备份、双服务器备份、双电源备份的冗余设计，确保任何一个环节出现故障都能够无缝切换，不影响大会的正常进行；同时，小组对所有技术系统进行了24小时不间断的调试与监测，先后进行了18次全系统压力测试与故障演练，确保所有系统都能够稳定、高效地运行。
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