会议室的长条桌摆得整整齐齐,桌面中央放着几瓶虾青素系列产品,橙红色的瓶身在顶灯下发着温润的光。我坐在主位,左手边是林晓雨、侯丽、文静,右手边是苏蔓、赵雅、张倩,每个人面前都摊着笔记本和手机,屏幕上赫然是23个省的工作群界面。
“今天把大家叫在一起,核心是解决23个省群的管理问题。”我指尖敲了敲桌面,开门见山,“这几天观察下来,群里已经出现信息杂乱、反馈不及时的情况,咱们各司其职,先说说各自遇到的痛点。”
赵雅率先开口,翻开笔记本上的记录:“峰哥,财务这边最直观的问题是凭证命名不规范。地区经理同步回款凭证时,有的只发截图没备注省份门店,有的把微信对公和个人转账截图混在一起,我每天要花1小时核对,还容易和台账对不上——比如昨天四川绵阳的地区经理发了张银行回单,没备注门店,我找了半天才确认是哪家门店的回款。”
苏蔓点点头补充:“还有报销信息同步滞后。有的地区经理在群里发了报销模板,却没及时更新到费用台账,等我审核时发现群里的金额和台账不一致,再回头找已经被新消息刷下去了。另外,部分省区经理没起到汇总作用,地区经理直接@我问费用标准,导致重复沟通。”
张倩放下手机,语气急切:“新媒体这边需要从群里收集终端素材,比如门店陈列图、用户使用反馈,但群里没专门的素材同步规则,大家要么随手发几张模糊照片,要么和回款、铺货信息混在一起。我想找一张虾青素面膜的门店陈列图,翻了三个省群的聊天记录才找到,效率太低。”
侯丽看向文静,两人对视一眼:“我们负责跟进铺货进度,发现异常问题反馈不明确。有的地区经理只说‘铺货延迟’,没说具体是物流问题还是门店拒收,也没附照片,我们追问后还要等回复,耽误了协调时间。而且群里偶尔有闲聊消息,关键反馈容易被淹没。”
林晓雨作为运营部总监,早已整理好问题清单:“总结下来就是三个核心问题:一是群内规则执行不到位,二是缺乏分类同步机制,三是省区经理的统筹作用没发挥。现在23个群刚起步,300多人还能勉强管理,再往后肯定会乱。”
我听完,拿起笔在白板上画了三个关键词:“规则、分类、统筹。咱们针对性解决,我提几个方案,大家补充。”
“第一,强化群内规则落地。”我看向林晓雨,“晓雨牵头,让文静把群公告更新,明确‘每日反馈时段’——地区经理每天17:00前同步当日动态,17:00后非紧急事项禁止刷屏;所有附件必须按‘省份-门店-事项-日期’命名,比如‘四川-成都春熙路店-回款-2013年12月30号’,不按规则发的,省区经理直接提醒整改,总部暂不处理。”
林晓雨立刻记下:“没问题,我今天下班前就让文静更新所有群公告,同时私聊各省区经理,强调他们的管理员职责,每天17:30前汇总本省当日动态,同步到总部对接群。”
“第二,新增分类同步模板。”我看向张倩,“除了之前的5类模板,再新增‘素材同步模板’,让地区经理按‘省份-门店-素材类型(陈列/用户反馈)-说明’同步,比如‘广东-广州天河店-面膜陈列图-门口展架+柜内堆头’,你负责把模板发下去,后续新媒体素材由你统一收集归档。”
张倩眼睛一亮:“太好了,这样我不用再翻聊天记录,每天直接按模板汇总就行。另外,能不能让地区经理同步素材时,尽量拍高清图,最好带品牌logo,方便我做推文和短视频。”
“可以,把这个要求加进模板里。”我转向赵雅和苏蔓,“财务这边,赵雅负责在台账里新增‘凭证上传状态’字段,地区经理同步凭证后,必须在台账标注‘已上传’,苏蔓每天审核时对照群内截图和台账,不一致的直接在群里@对应地区经理整改,24小时内未整改的,暂缓报销和回款确认。”
赵雅和苏蔓同时点头,赵雅补充:“我还可以在每个省群置顶‘财务对接指引’,把凭证命名规范、台账更新步骤再强调一遍,减少重复提问。”
“第三,明确统筹层级。”我加重语气,“地区经理的问题先对接省区经理,省区经理能解决的当场处理,解决不了的汇总后@对应总部负责人——财务问题找苏蔓、赵雅,铺货和素材问题找侯丽、张倩,统筹协调找晓雨和我,禁止直接跳过省区经理@总部,解放核心层精力。”
文静举手提问:“锋哥,那遇到紧急情况,比如门店突然拒收产品,地区经理能不能直接@我们?”
“可以,”我补充,“紧急事项标注‘【紧急】’前缀,直接@侯丽或我,非紧急事项必须走省区经理汇总流程。”
会议最后,我看向所有人:“规则定下来,关键在执行。晓雨作为总负责人,每周五汇总一次各省群管理情况,有执行不到位的省区经理,单独沟通整改。咱们的目标是让23个省群成为全国扩张的‘信息中枢’,而不是负担。”
所有人都低头记录,笔记本上密密麻麻的文字,与手机屏幕上整齐排列的省群图标相映成趣。窗外的蓉城华灯初上,会议室里的讨论声渐渐平息,一套更完善的群管理机制已然成型,为虾青素系列的全国铺货筑牢了沟通根基。
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