华商大厦项目的启动让诚达装饰的办公区格外忙碌。张巧妍坐在行政部的工位上,指尖在键盘上飞快地敲击着。她面前摊开着一本厚厚的笔记本,上面密密麻麻记录着各种工作流程的改进想法。
自从公司规模扩大后,她明显感觉到原有的行政流程已经跟不上业务发展的速度。采购审批要经过三个部门签字,办公用品申领需要填写繁琐的表格,就连最简单的会议室预定也经常因为流程不畅而出现冲突。
午休时间,同事们陆续离开去吃午饭,张巧妍却只是从抽屉里拿出一个便当盒,一边吃着简单的家常菜,一边继续翻阅着之前收集的资料。她特意向在大型企业工作的同学请教了他们的行政管理模式,还查阅了不少企业管理方面的书籍。
“巧妍,不去吃饭吗?”刘思雨路过时关切地问。
张巧妍抬起头,露出一个温和的笑容:“我带了便当,想趁着午休时间把这个方案完善一下。”
刘思雨走近几步,看到她电脑屏幕上正在编辑的文档标题——《诚达装饰行政管理流程优化方案》。
“这是你自己整理的?”刘思雨有些惊讶地问。
张巧妍不好意思地点点头:“只是初步的想法,还有很多不成熟的地方。”
刘思雨仔细看了几段内容,眼神渐渐认真起来。“下午拿给我看看,我觉得这个方向很好。”
等到办公室只剩下她一个人时,张巧妍又投入到了工作中。她将现有的行政流程逐一列出,标注出每个环节的痛点,然后对照着自己设计的优化方案进行修改。阳光从窗户斜射进来,在她专注的侧脸上投下淡淡的光影。
下午两点,张巧妍抱着打印好的方案轻轻敲响了刘思雨办公室的门。
“请进。”刘思雨从设计图纸中抬起头,看到是她,立刻放下了手中的笔,“是方案做好了吗?”
张巧妍将一份装订整齐的文件放在桌上:“这是我的初稿,还请刘总监多提意见。”
刘思雨接过文件,原本打算只是粗略浏览,但看了几页后就不自觉地坐直了身子。她时而点头,时而拿起笔在纸上记录着什么。
“采购流程的电子化审批这个想法很好,”刘思雨指着其中一页说,“能节省不少时间。”
张巧妍解释道:“我测算过,如果采用电子审批,采购周期可以从现在的五天缩短到两天。而且所有流程都有记录,更方便追溯。”
刘思雨继续往下看,眼中赞赏的神色越来越浓。“办公用品的集中采购和定量配给,这个建议也很实用。上个月我们光打印纸就超出了预算百分之二十。”
“我统计了过去半年的办公用品使用情况,发现有些部门的消耗量明显偏高。”张巧妍翻开附在后面的数据统计表,“如果实行定量管理,预计每年可以节省百分之十五的行政开支。”
刘思雨合上方案,认真地看着张巧妍:“这份方案做得很专业,数据详实,建议也很中肯。我想和李总一起讨论一下,你觉得怎么样?”
张巧妍微微一愣,随即点头:“好的,听您安排。”
第二天上午,李俊杰和刘思雨在会议室里一起审阅这份方案。张巧妍坐在他们对面,心情有些忐忑。
李俊杰翻阅着文件,表情严肃。当他看到关于会议管理制度的部分时,忍不住抬头看了张巧妍一眼。
“这个会议时长控制的建议很好,”李俊杰指着方案中的一条说,“上周我们开项目协调会,本来预计一小时,结果开了两个半小时。”
张巧妍轻声解释:“我观察过,很多会议之所以超时,是因为没有明确的议程和时间安排。如果会前发放议程,设专人控制时间,效率会提高很多。”
刘思雨补充道:“巧妍的这个方案很全面,从采购、人事、档案管理到会议制度都提出了改进建议。特别是费用报销这一块,现在的流程确实太繁琐了。”
李俊杰继续往后看,当看到预计每年可节省的行政开支数字时,他的眉毛微微上扬。
“这个数据是怎么得出来的?”
张巧妍从文件夹里取出另外几张表格:“这是我根据过去一年的实际支出和优化后的预期支出做的对比。主要是通过集中采购降低单价,电子流程减少纸张消耗,还有定额管理控制不必要的浪费。”
李俊杰接过表格仔细查看,不时点头。会议室里只剩下纸张翻动的声音。
良久,他放下文件,目光中带着难以掩饰的赞赏。
“这份方案做得很好,考虑得很周全。”他的语气很认真,“特别是这些具体的数据支撑,让建议很有说服力。”
刘思雨也表示赞同:“我觉得可以先在行政部试行,如果效果好的话再推广到全公司。”
李俊杰思考片刻,对张巧妍说:“你准备一下,下午的管理层会议,由你来向大家介绍这个方案。”
张巧妍惊讶地睁大眼睛:“我来介绍?”
“是的,”李俊杰肯定地说,“这是你的成果,理应由你来展示。”
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