在文件交付给销毁机构前，企业自身也要做好一定的准备工作。要再次对文件进行梳理，去除其中可能夹杂的非纸质物品，如金属夹子、塑料封皮等，因为这些物品可能会损坏销毁机构的设备或者影响销毁效果。同时，要对文件进行分类打包，并在每个包裹上标注清楚文件的大致内容、所属部门等信息，方便销毁机构进行后续的分类销毁操作。例如，一家企业在将一批老旧的项目文件交付给销毁机构时，先将文件按照不同的项目进行分类，用牛皮纸打包成一个个包裹，在包裹上写明“XX项目文件 - 涉及商业机密”等字样，以便销毁机构能够根据标注信息采取针对性的销毁措施，确保文件销毁的安全性和彻底性。
在文件销毁完成后，销毁机构要向企业提供销毁证明，证明文件已经按照合同约定的标准和方式进行了妥善销毁。企业妥善保存好这份销毁证明，以备日后可能出现的审计、合规检查等需要，同时也可以作为文件管理流程中的一个重要记录环节，体现企业对文件处理尤其是易燃、涉密文件处理的严谨性和规范性。
总之，对于办公环境中文件堆积这一易燃的“隐患之山”，通过上述详细的定期整理、分类存放以及易燃文件特殊处理等多方面的措施，能够有效地降低火灾风险，营造一个安全、有序的办公环境，保障企业的正常运营以及文件资料的安全管理。
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